Les règles encadrant la facturation sont strictes et n’autorisent pas les erreurs. Aujourd’hui, les entreprises sont nombreuses à faire le choix de la dématérialisation pour leurs documents comptables et à utiliser un logiciel de facturation en ligne pour retrouver leurs factures et leurs devis en un seul et même endroit. Les entreprises du BTP, qui ont de nombreuses tâches administratives à réaliser, sont elles aussi concernées.
Découvrez quels sont les avantages d’un bon logiciel de facturation en ligne pour une entreprise du BTP.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de facturation en ligne pour une entreprise du BTP ?
Profiter de nombreuses fonctionnalités pour gérer sa comptabilité
Désormais, les logiciels de facturation en ligne ne permettent pas seulement d’éditer des factures ! Elles proposent également tout un panel de fonctionnalités pour faciliter la gestion administrative et comptable d’une entreprise. Un bon logiciel de facturation en ligne peut créer des factures et des devis, appliquer automatiquement le taux de TVA, calculer les coûts et les marges pour un projet, éditer des mentions obligatoires, vérifier les calendriers de paiement de chaque client, signer électroniquement les documents, etc. D’autres fonctionnalités existent selon le logiciel de facturation que vous choisissez. Il est donc important de bien les comparer afin de trouver le meilleur logiciel de facturation pour le BTP.
Utiliser la signature électronique
Utiliser un logiciel de facturation en ligne, c’est bien, mais si vous devez sans cesse imprimer des factures ou des devis, les envoyer à des clients et attendre leur retour pour obtenir une simple signature, ce n’est pas idéal ! La signature électronique des documents permet de gagner un temps précieux et de dématérialiser entièrement le processus de facturation. Ainsi, vous pouvez vous déplacer sur un chantier avec un téléphone ou une tablette, accéder à votre logiciel de facturation en ligne, où que vous soyez, et envoyer des documents pour les signer (ou recevoir des documents signés) de manière instantanée.
De plus, ces logiciels sont intuitifs et simples d’utilisation (plus d’informations sur le logiciel BTP avec jlogiciels.fr), vous n’avez même pas besoin d’être un as en informatique pour les utiliser et pour signer un document ! Vous pouvez envoyer par email vos factures et devis à un client directement depuis le logiciel, de manière sécurisée et en respectant les règles en vigueur.
Établir des factures de situation
Dans le domaine du BTP, les factures de situation (appelées aussi factures d’avancement) sont régulièrement utilisées. Dans le cas d’un chantier qui dure plusieurs mois ou plusieurs années, par exemple, les factures de situation permettent d’échelonner les paiements lorsque les travaux sont réalisés, en suivant leur évolution, étape par étape. Les factures de situation ne sont pas des factures finales qui sont éditées à la fin d’un projet. Elles permettent à l’entreprise du BTP d’avoir une facturation précise et rigoureuse. Elles sont utiles pour :
- optimiser sa gestion financière et sa comptabilité ;
- améliorer le suivi des paiements ;
- s’assurer du respect du planning ;
- entretenir une relation de confiance avec chaque partie impliquée dans le chantier.
La facture de situation aide aussi à gagner en transparence dans le cadre d’un grand chantier réalisé par une entreprise du BTP.
Gagner du temps et centraliser ses documents
Facile d’utilisation, un bon logiciel de facturation en ligne fait gagner du temps aux entreprises du BTP. Ce gain de temps s’accompagne d’un gain de productivité : en diminuant les tâches chronophages et répétitives liées à la gestion administrative, vous pouvez vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée (en allant sur le terrain, par exemple). C’est un des principaux avantages d’utiliser un bon logiciel de facturation dans le BTP.
Ce type de logiciel vous permet également de stocker vos documents en un seul endroit, que vous retrouvez très facilement. Vous pouvez ainsi ouvrir votre logiciel et éditer ou reprendre une facture en quelques clics, sans perdre de temps. Et en étant plus rapide dans vos envois de factures et de devis, vous mettez toutes les chances de votre côté pour être payé plus rapidement !
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation certifié par l’État ?
Les entreprises qui émettent des factures à des particuliers ou qui sont redevables de la TVA doivent obligatoirement utiliser un logiciel de facturation conforme, certifié par l’État. Seules les entreprises qui ne sont pas assujetties à la TVA, comme la plupart des auto-entrepreneurs, et celles qui ne facturent que des professionnels, peuvent utiliser un logiciel de facturation non-conforme. Cependant, à la première facture éditée pour un particulier, l’entreprise est dans l’obligation d’utiliser un logiciel certifié.
Cette loi du 1er janvier 2016 s’inscrit dans la lutte contre la fraude à la TVA. Afin d’être considérée comme “conforme”, un logiciel de facturation doit répondre à certains critères : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données (ceci pour faciliter le contrôle de l’administration fiscale). Les normes AFNOR et LNE permettent de reconnaître les logiciels de facturation certifiés. En cas de manquement à cette loi, les entreprises sont passibles d’une amende de 7 500 € et disposent de 60 jours pour régulariser leur situation.
Conclusion : nos conseils pour bien utiliser un logiciel de facturation dans le BTP
Vous hésitez entre plusieurs logiciels de facturation en ligne ? Voici quelques conseils pour vous permettre de trouver le logiciel de facturation BTP qui vous convient :
- n’hésitez pas à comparer les logiciels de facturation et à vous tourner vers un logiciel spécialisé dans le BTP ;
- essayez les différentes fonctionnalités proposées par le logiciel de facturation, elles peuvent s’avérer utiles en vous faisant gagner du temps dans vos tâches administratives ;
- profitez de l’automatisation de certaines tâches : envoi automatique des rappels, édition de factures périodiques, synchronisation des données avec d’autres logiciels, etc. ;
- personnalisez vos factures et devis (si cette fonctionnalité est disponible) pour renforcer l’image de votre marque (les documents sont plus professionnels et ils améliorent la crédibilité de votre entreprise) ;
- enregistrez vos produits et gérez votre bibliothèque de prix pour éditer des factures encore plus rapidement ;
- envoyez vos documents par email pour gagner du temps et glissez un lien à l’intérieur pour que vos clients puissent les signer ou les télécharger facilement ;
- ne négligez pas la satisfaction client !
